【企业】商务公司电子合同管理操作手册

http://www.docin.com/sundae_meng第 1 页共 29 页电子合同管理操作手册xx 电子商务有限公司http://www.docin.com/sundae_meng第 2 页共 29 页目录1. 概述 32. 操作流程 33. 功能索引(可选) 34. 画面说明 34.1 维护审批等级 .34.1.1 审批等级新增 .34.1.2 审批等级查询 .54.1.3 审批等级修改 .64.1.4 审批等级删除 .74.1.5 审批等级应用/取消应用 94.2 合同管理 104.2.1 合同创建 104.2.2 合同提交供应商确认 114.2.3 合同修改 144.2.4 合同提交审批 164.2.5 合同签名 174.3 合同审批 194.3.1 合同审批驳回 194.3.2 合同审批通过 214.4 合同确认 244.4.1 驳回合同 244.4.2 确认合同 254.4.3 合同签名 27http://www.docin.com/sundae_meng第 3 页共 29 页1. 概述本文档为描述两方合同功能的相关操作。两方合同功能模块，为采购组织、供应商提供了在线签订合同功能。采购组织根据结束询单，创建电子合同，经领导审批通过，提交供应商确认。2. 操作流程维护审批等级：采购组织根据公司具体情况，维护领导审批合同的等级。合同管理：采购组织操作员创建合同。合同审批：采购组织领导审批合同。合同确认：供应商确认采购组织创建的合同。3. 功能索引(可选)4. 画面说明4.1 维护审批等级采购组织管理员维护电子合同审批等级。4.1.1 审批等级新增界面示意:页面功能键说明：NO. 键号说明1 新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2 查询根据查询条件，查询相关记录。3 重置重置查询条件为默认。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤：? 新增审批级别点击【新增】按钮，进入审批级别新增页面，如下图：名称：审批级别名称。级数：新增审批级别的等级数。输入“名称” 、 “级数” ，点击【保存】按钮，保存级别记录，如下图：http://www.docin.com/sundae_meng第 4 页共 29 页【应用】：启用当前维护的审批级别。【明细】：维护审批级别明细信息。【修改】：修改审批级别信息。【删除】：删除当前审批级别记录。? 新增审批级别明细点击【明细】按钮，进入审批级别明细维护页面，如下图：点击【新增】按钮，进入审批级别明细信息填写页面，如下图：等级：当期维护明细记录所处的审批等级。输入相关必填信息、选怎审批人，点击【保存】按钮，保存审批等级明细信息，显示如下图：重复上述新增明细记录操作，至新增明细数等同于当前审批等级维护的“级别总数” ，【新增】按钮将被置灰，如下图：http://www.docin.com/sundae_meng第 5 页共 29 页操作结果：新增审批等级操作成功。注意事项：1.新增明细操作时，明细记录数应与审批等级中“级别总数”相等。2.明细记录的新增，级数应维护如下：审批等级“级别总数”为 3，明细应有三条记录，其“级数”应分别为“一级” 、 “二级” 、 “三级” 。3.明细中的金额维护，应为阶梯状:同一明细记录中，含税金额大于未税金额；不同明细记录中，金额因成阶梯状递增。4.1.2 审批等级查询界面示意:页面功能键说明：NO. 键号说明1 新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2 查询根据查询条件，查询相关记录。3 重置重置查询条件为默认。4 应用启用此审批等级。5 明细进入审批等级明细页面。6 修改修改当前审批等级记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤：输入查询条件，如“名称”为“审批等级测试三” ，点击【查询】按钮，查询符合条件的记录，如下图：http://www.docin.com/sundae_meng第 6 页共 29 页操作结果：更具查询条件，查询出符合条件的记录。注意事项：4.1.3 审批等级修改界面示意:页面功能键说明：NO. 键号说明1 新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2 查询根据查询条件，查询相关记录。3 重置重置查询条件为默认。4 应用启用此审批等级。5 明细进入审批等级明细页面。6 修改修改当前审批等级记录。7 删除删除当前记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤：? 修改审批等级点击【修改】按钮，进入审批等级修改页面，如下图：点击【保存】按钮，保存信息，显示如下图：http://www.docin.com/sundae_meng第 7 页共 29 页? 修改审批级别明细点击【明细】按钮，进入审批级别明细页面，如下图：由于修改了审批级别的“级别总数” ，当前【新增】按钮未被置灰，可新增明细记录，新增记录后显示如下图：点击【修改】按钮，进入级别明细信息页面，如下图:点击【保存】按钮，保存修改信息，显示如下图：操作结果：审批等级、级别明细修改成功。注意事项：1.注意级别明细记录数要等于审批等级的“级别总数” 。2.注意级别明细的金额要成阶梯状递增。3.已被应用的记录不可以进行修改操作。4.1.4 审批等级删除http://www.docin.com/sundae_meng第 8 页共 29 页界面示意:页面功能键说明：NO. 键号说明1 新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2 查询根据查询条件，查询相关记录。3 重置重置查询条件为默认。4 应用启用此审批等级。5 明细进入审批等级明细页面。6 修改修改当前审批等级记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤：? 删除审批级别明细点击【明细】按钮，进入审批等级明细页面，显示如下图：点击“审批级别 4”后的【删除】按钮，删除此记录后显示如下图：? 删除审批等级审批等级维护页面（见：界面示意），点击【删除】按钮，删除记录名称为“审批等级测试三”的记录，删除后查询显示如下：http://www.docin.com/sundae_meng第 9 页共 29 页操作结果：记录删除成功。注意事项：1.已应用的记录不可删除。4.1.5 审批等级应用/取消应用界面示意:页面功能键说明：NO. 键号说明1 新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2 查询根据查询条件，查询相关记录。3 重置重置查询条件为默认。4 应用启用此审批等级。5 明细进入审批等级明细页面。6 修改修改当前审批等级记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤：点击【应用】按钮，启用此审批等级，状态显示为“已应用” ，显示如下图：点击【取消应用】按钮，可以禁用此审批等级，使其处于“未应用”状态。操作结果：启用/取消启用操作成功。注意事项：1.对于存在合同已处于此审批等级中时，此审批等级不可取消应用。2.已应用的审批等级不可修改、不可删除。http://www.docin.com/sundae_meng第 10 页共 29 页4.2 合同管理4.2.1 合同创建界面示意:页面功能键说明：NO. 键号说明1 创建进入合同创建流程。2 查询根据查询条件，查询符合条件的记录。3 重置重置查询条件为默认。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“合同管理”操作步骤：点击【创建】按钮，进入查看历史询价单页面，显示如下图：查询相应历史询单记录，点击记录后的【查看】按钮，进入中标结果页面，显示如下图：选择“供应商” 、 “合同类型”为“两方” ，点击【合同创建】按钮，生成两方合同记录，显示合同详情如下图：