【企业】商务公司电子合同管理操作手册
http://www.docin.com/sundae_meng第 1 页 共 29 页电子合同管理操作手册xx 电子商务有限公司http://www.docin.com/sundae_meng第 2 页 共 29 页目 录1. 概述 32. 操作流程 33. 功能索引(可选) 34. 画面说明 34.1 维护审批等级 .34.1.1 审批等级新增 .34.1.2 审批等级查询 .54.1.3 审批等级修改 .64.1.4 审批等级删除 .74.1.5 审批等级应用/取消应用 94.2 合同管理 104.2.1 合同创建 104.2.2 合同提交供应商确认 114.2.3 合同修改 144.2.4 合同提交审批 164.2.5 合同签名 174.3 合同审批 194.3.1 合同审批驳回 194.3.2 合同审批通过 214.4 合同确认 244.4.1 驳回合同 244.4.2 确认合同 254.4.3 合同签名 27http://www.docin.com/sundae_meng第 3 页 共 29 页1. 概述本文档为描述两方合同功能的相关操作。两方合同功能模块,为采购组织、供应商提供了在线签订合同功能。采购组织根据结束询单,创建电子合同,经领导审批通过,提交供应商确认。2. 操作流程维护审批等级:采购组织根据公司具体情况,维护领导审批合同的等级。合同管理:采购组织操作员创建合同。合同审批:采购组织领导审批合同。合同确认:供应商确认采购组织创建的合同。3. 功能索引(可选)4. 画面说明4.1 维护审批等级采购组织管理员维护电子合同审批等级。4.1.1 审批等级新增界面示意:页面功能键说明:NO. 键号 说明1 新增 进入审批级别新增页面,新增审批级别。2 查询 根据查询条件,查询相关记录。3 重置 重置查询条件为默认。页面操作说明:页面路径:“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤:? 新增审批级别点击【新增】按钮,进入审批级别新增页面,如下图:名称:审批级别名称。级数:新增审批级别的等级数。输入“名称” 、 “级数” ,点击【保存】按钮,保存级别记录,如下图:http://www.docin.com/sundae_meng第 4 页 共 29 页【应用】:启用当前维护的审批级别。【明细】:维护审批级别明细信息。【修改】:修改审批级别信息。【删除】:删除当前审批级别记录。? 新增审批级别明细点击【明细】按钮,进入审批级别明细维护页面,如下图:点击【新增】按钮,进入审批级别明细信息填写页面,如下图:等级:当期维护明细记录所处的审批等级。输入相关必填信息、选怎审批人,点击【保存】按钮,保存审批等级明细信息,显示如下图:重复上述新增明细记录操作,至新增明细数等同于当前审批等级维护的“级别总数” , 【新增】按钮将被置灰,如下图:http://www.docin.com/sundae_meng第 5 页 共 29 页操作结果:新增审批等级操作成功。注意事项:1.新增明细操作时,明细记录数应与审批等级中“级别总数”相等。2.明细记录的新增,级数应维护如下:审批等级“级别总数”为 3,明细应有三条记录,其“级数”应分别为“一级” 、 “二级” 、 “三级” 。3.明细中的金额维护,应为阶梯状:同一明细记录中,含税金额大于未税金额;不同明细记录中,金额因成阶梯状递增。4.1.2 审批等级查询界面示意:页面功能键说明:NO. 键号 说明1 新增 进入审批级别新增页面,新增审批级别。2 查询 根据查询条件,查询相关记录。3 重置 重置查询条件为默认。4 应用 启用此审批等级。5 明细 进入审批等级明细页面。6 修改 修改当前审批等级记录。页面操作说明:页面路径:“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤:输入查询条件,如“名称”为“审批等级测试三” ,点击【查询】按钮,查询符合条件的记录,如下图:http://www.docin.com/sundae_meng第 6 页 共 29 页操作结果:更具查询条件,查询出符合条件的记录。注意事项:4.1.3 审批等级修改界面示意:页面功能键说明:NO. 键号 说明1 新增 进入审批级别新增页面,新增审批级别。2 查询 根据查询条件,查询相关记录。3 重置 重置查询条件为默认。4 应用 启用此审批等级。5 明细 进入审批等级明细页面。6 修改 修改当前审批等级记录。7 删除 删除当前记录。页面操作说明:页面路径:“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤:? 修改审批等级点击【修改】按钮,进入审批等级修改页面,如下图:点击【保存】按钮,保存信息,显示如下图:http://www.docin.com/sundae_meng第 7 页 共 29 页? 修改审批级别明细点击【明细】按钮,进入审批级别明细页面,如下图:由于修改了审批级别的“级别总数” ,当前【新增】按钮未被置灰,可新增明细记录,新增记录后显示如下图:点击【修改】按钮,进入级别明细信息页面,如下图:点击【保存】按钮,保存修改信息,显示如下图:操作结果:审批等级、级别明细修改成功。注意事项:1.注意级别明细记录数要等于审批等级的“级别总数” 。2.注意级别明细的金额要成阶梯状递增。3.已被应用的记录不可以进行修改操作。4.1.4 审批等级删除http://www.docin.com/sundae_meng第 8 页 共 29 页界面示意:页面功能键说明:NO. 键号 说明1 新增 进入审批级别新增页面,新增审批级别。2 查询 根据查询条件,查询相关记录。3 重置 重置查询条件为默认。4 应用 启用此审批等级。5 明细 进入审批等级明细页面。6 修改 修改当前审批等级记录。页面操作说明:页面路径:“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤:? 删除审批级别明细点击【明细】按钮,进入审批等级明细页面,显示如下图:点击“审批级别 4”后的【删除】按钮,删除此记录后显示如下图:? 删除审批等级审批等级维护页面(见:界面示意) ,点击【删除】按钮,删除记录名称为“审批等级测试三”的记录,删除后查询显示如下:http://www.docin.com/sundae_meng第 9 页 共 29 页操作结果:记录删除成功。注意事项:1.已应用的记录不可删除。4.1.5 审批等级应用/取消应用界面示意:页面功能键说明:NO. 键号 说明1 新增 进入审批级别新增页面,新增审批级别。2 查询 根据查询条件,查询相关记录。3 重置 重置查询条件为默认。4 应用 启用此审批等级。5 明细 进入审批等级明细页面。6 修改 修改当前审批等级记录。页面操作说明:页面路径:“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级”操作步骤:点击【应用】按钮,启用此审批等级,状态显示为“已应用” ,显示如下图:点击【取消应用】按钮,可以禁用此审批等级,使其处于“未应用”状态。操作结果:启用/取消启用操作成功。注意事项:1.对于存在合同已处于此审批等级中时,此审批等级不可取消应用。2.已应用的审批等级不可修改、不可删除。http://www.docin.com/sundae_meng第 10 页 共 29 页4.2 合同管理4.2.1 合同创建界面示意:页面功能键说明:NO. 键号 说明1 创建 进入合同创建流程。2 查询 根据查询条件,查询符合条件的记录。3 重置 重置查询条件为默认。页面操作说明:页面路径:“电子合同管理”——“询单合同管理”——“合同管理”操作步骤:点击【创建】按钮,进入查看历史询价单页面,显示如下图:查询相应历史询单记录,点击记录后的【查看】按钮,进入中标结果页面,显示如下图:选择“供应商” 、 “合同类型”为“两方” ,点击【合同创建】按钮,生成两方合同记录,显示合同详情如下图: